Meetings Canada

News

C'est l'heure du spectacle

Créer une cérémonie de récompenses captivante n'est pas une tâche simple. Garder votre auditoire intéressé et focalisé requiert de bonnes doses de gestion opérationnelle, de créativité et de talents en logistique de la part d'un maréchal. Lisez la suite pour savoir comment faire de votre prochaine cérémonie de récompenses une soirée dont ils se souviendront toujours.


Créer une cérémonie de récompenses captivante n’est pas une tâche simple. Garder votre auditoire intéressé et focalisé requiert de bonnes doses de gestion opérationnelle, de créativité et de talents en logistique de la part d’un maréchal. Lisez la suite pour savoir comment faire de votre prochaine cérémonie de récompenses une soirée dont ils se souviendront toujours. Par Judy Allen, sept.-oct. 2005

Les cérémonies de récompenses, si elles sont concoctées avec une ingéniosité créatrice et livrées avec une précision opportune, offrent une plateforme où les lauréats pourront baigner dans la lumière de leur gloire pendant 15 minutes. Mais si la présentation soignée et la structure ne sont pas au rendez-vous, elles peuvent créer l’effet inverse et laisser les participants sur leur appétit.
« Avec une approche nouvelle, un événement normalement ennuyant peut se transformer en soirée spectaculaire », de dire Sébastien Centner, directeur chez Eatertainment Special Events, une entreprise de gestion et de traiteurs dont le siège est à Toronto. « Rappelez-vous seulement que l’élément clé de tout événement est de divertir les invités, et que votre cérémonie de récompenses ne devrait pas être différente ».

Pour créer une cérémonie de récompenses, les planificateurs doivent comprendre les éléments de base de la présentation d’un spectacle sur scène. Vous devez être préparé à vous impliquer dans la préparation de la mise en scène pour en assurer la prestation en douceur du début à la fin. Parmi ces éléments, mentionnons : animateurs, continuité du spectacle, livrets de spectacle, régie, direction technique, présentation des récompenses et assurance-scène.

Rencontrer les attentes
Les planificateurs doivent rencontrer les attentes non seulement de leur client et des lauréats, mais également des fournisseurs de son client, des clients, et des employés et membres de la famille qui composent l’auditoire. « Bien que les invités soient là pour féliciter les gagnants, la majorité y sont pour se réseauter. Alors, assurez-vous qu’il y a du temps réservé pour le réseautage avant et après les présentations officielles », recommande Bruce Cole, président de Plum Communications Inc. dont le siège est à Toronto. On peut rencontrer les attentes de tous « en se rappelant que la clé d’un tel événement, c’est de donner aux gens l’occasion d’avoir ou de faire quelque chose d’extraordinaire », de dire Tara King, chargée de projet au service des incitatifs chez C.A.S.T (Corporacion Americana de Servicios in Turisticos). « En comprenant véritablement les attentes des clients et des invités, les planificateurs se placent eux-mêmes en position de concevoir une célébration qui enthousiasmera, excitera et surprendra les participants ».

Michael Caplan, producteur chez Sensix Communications and Events dont le siège est à Montréal, déclare : « Tous les nominés devraient être considérés comme des gagnants. J’ai toujours aimé l’idée d’ouvrir un événement de récompenses en faisant parader tous les nominés à partir de la scène à travers les tables au son d’une musique appropriée pour la circonstance. Simultanément, leurs noms et leurs entreprises ainsi que la catégorie de récompense devraient défiler sur les écrans vidéo ». Caplan recommande également qu’on reconnaisse d’autres personnes importantes dans l’assistance. « Demandez-leur de se lever afin d’être honorés pour leur appui et leur engagement. Vos lauréats ont besoin d’être inspirés à la maison également ».

Il est essentiel que les planificateurs sachent qui sera dans la salle durant une cérémonie de récompenses de façon à pouvoir créer la vitrine parfaite pour les lauréats. « Planifiez tout, des divertissements jusqu’à la nourriture et le décor. Connaissez la composition démographique du groupe. Les gens de la génération X n’apprécieront pas un air de Broadway et un numéro de danse après le dîner autant qu’un spectacle multimédia ‘en plein visage’. Prenez en considération l’âge, l’emplacement géographique et le niveau de sophistication de l’auditoire avant de mettre la première idée sur papier », de dire Andrea Bakus, CMP et directrice chez Biltmore Destinations and Events de Phoenix, Arizona. « Le plus gros éteignoir pour un événement est l’accalmie après le café quand tout le monde s’en va à la salle de toilette parce que l’orchestre doit s’installer sur scène ou que l’animateur n’est pas prêt avec son micro. Un producteur devra avoir des tops et des transitions pour tous les aspects de l’événement afin de ne pas perdre le ‘momentum’. Il s’agit d’une production théâtrale, traitez-la comme telle ».

Fabrication de souvenirs
Carole Saad, directrice principale de la production des spectacles chez Festivex Special Events à Gatineau, Québec, affirme : « Le rythme est tout durant une présentation de récompenses ». Elle suggère d’embaucher un animateur professionnel avec une forte présence en scène qui respectera le minutage de l’événement tel que prévu. Pour le rendre mémorable, Saad conseille aux planificateurs « d’ajouter un élément de gaieté. Injectez de l’humour dans la cérémonie, créez des visuels PowerPoint intéressants incluant des photos des récipiendaires, ou rehaussez l’événement avec des musiciens sur place qui joueront de la musique au moment où les gagnants arriveront et quitteront la scène.

En travaillant en étroite collaboration avec leurs fournisseurs et les lieux de réunion, les planificateurs peuvent concevoir des options créatives pour évoquer l’émotion que les clients recherchent et pour surmonter toute difficulté éventuelle au cours d’un événement. Signature Events, dont le siège est à la Nouvelle-Orléans, en Louisiane, s’est vue confier la tâche d’organiser une cérémonie de récompenses et un événement gala qui n’entrerait pas dans la salle de bal de l’hôtel Monteleone. Travaillant en partenariat, Jill DiMarco, CMP, DMCP et directrice des comptes chez Signature Events, Maria Irwin, membre gestionnaire chez Signature Events, LLC et Andrea Thornton, CMP et directrice du service commercial à l’hôtel Monteleone, ont conçu un déroulement d’événement qui a amené le groupe dans une salle de spectacles pour la cérémonie avec retour à l’hôtel pour la soirée de gala qui s’est ensuivie. Signature Events a intégré
l
a saveur urbaine locale durant le retour à l’hôtel en fermant les rues du quartier français et en faisant parader les participants habillés en tenue de soirée. Les sirènes de police escortaient les participants avec des fanfares, et les lauréats étaient à l’avant du défilé en carrosses tirés par des chevaux, lançant des colliers de perles aux passants. De retour à l’hôtel, tout le monde a dîné et dansé la nuit durant dans une salle de bal élégamment décorée – un événement à la fois significatif, mémorable et magique.

Nouvelles tendances en matière de présentation
Carolyn Luscombe, CSEM, CSEP, CMP présidente-directrice générale, Eclectic Events International, à Toronto, reconnaît qu’une des nouvelles tendances ‘in’ consiste à séparer la composante récompense et la composante banquet – c.-à-d., transporter la cérémonie dans un théâtre, suivie d’un banquet. « Le format salle de spectacles commande l’attention des participants et place la cérémonie de récompenses sur une toute nouvelle plateforme respectée. Je recommande une véritable salle de théâtre, et non une pièce transformée en salle de spectacles. Un théâtre possède une apparence haut de gamme et rehausse la barre pour la cérémonie », dit-elle. « Une des principales plaintes de nos clients était à l’effet que les invités parlent bruyamment aux tables durant la cérémonie et ils en sont à bon droit insultés. Dans un contexte de salle de spectacles, vous ne pouvez pratiquement parler qu’à une personne à la fois, à votre gauche ou votre droite immédiate, ce qui élimine instantanément les bavardages. En outre, ce format réduit la durée de la cérémonie et laisse le champ libre pour un somptueux spectacle de célébration suivant la cérémonie dans un emplacement séparé. Ce format met en évidence le sérieux de la composante récompense. Les clients pourront penser que cela fait attendre les invités trop longtemps avant de dîner, mais tout repose en fait sur la bonne organisation spatio-temporelle des récompenses. Commencez la cérémonie de récompenses plus tôt et amenez-les à la réception au plus tard à 20 heures avec les postes de restauration prêts à nourrir les gens ».

Doug Matthews, un éducateur en planification d’événements et auteur de How to Create Fantasies and Win Accolades: A Practical Guide to Planning Special Events (Gear Six Creative), a découvert qu’il y avait énormément de mises en scène créatives ces derniers temps – des choses telles que scènes au beau milieu de la salle, accompagnements musicaux par différents orchestres sur des scènes aux deux extrémités opposées de la salle, des scènes de formes différentes et de multiples podiums pour les présentateurs. En outre, le matériel multimédia créatif joue manifestement un plus grand rôle, tout comme un éclairage intelligent.

Ne craignez pas de créer des tendances au lieu de simplement les suivre. « Cherchez ce qui est différent et n’ayez pas peur d’être à-la-fine-pointe », tel est le conseil pratique de Bakus. « Il y a des chances que si ça n’a jamais été fait et que vous attendez que quelqu’un d’autre le fasse, ce sera du passé avant même que vous le sachiez. Prenez une chance ». Bakus partage certaines façons d’y arriver. « Allez voir ce qu’il y a de ‘hot’ en décoration intérieure et utilisez ça comme base de votre décoration de salle. Questionnez votre directeur technique à propos des nouveaux équipements. L’événement de récompenses doit impressionner le plus possible. Intégrez les divertissements au programme tout entier. Après la cérémonie, emmenez le groupe dans un autre emplacement. Faites plusieurs salles de réception, si le budget le permet. Un trop grand nombre de cérémonies tombent à plat après la remise des récompenses. Laissez les lauréats s’amuser et se sentir bien à propos de leurs accomplissements. Rester dans la même salle encouragera les gens à partir. Changer d’endroit réénergise l’événement et permet d’intégrer un thème complètement différent qui fera en sorte que les lauréats se sentiront spéciaux.

Créez des « couches d’impact »
Il existe plusieurs façons de créer des couches d’impact durant la présentation de votre cérémonie de récompenses, tant sur le plan de l’emplacement que des cadeaux qu’on rapporte chez soi. Cari Van Camp, CSEM et productrice d’événements chez e=mc2 Event Management Inc. de Calgary, estime que l’embauche d’animateurs de réputation (personnalités sportives ou de télé) et monter l’événement dans des emplacements uniques peut faire en sorte que votre événement se distingue. Liliane Leger, présidente-directrice générale chez World Wide Meetings & Motivation, dont le siège est à Toronto, suggère de garder le ‘momentum’ au retour au bureau en prenant des instantanés joyeux des événements, y compris la présentation des récompenses, et de les publier sur le site Web de l’entreprise à l’intention de tout le personnel.

Incluez l’inattendu. « J’adore l’idée de faire surgir l’animateur inopinément en différents endroits de la salle », de dire Caplan. « Ceci permet de déplacer l’éclairage de la scène à l’auditoire et d’augmenter le sentiment de participation de tous au spectacle. On peut dire la même chose de la partie divertissement. Essayez les scènes ou les zones de performance multiples. Ceci également contribue à rapprocher l’action de l’auditoire.

Continuité du spectacle
La continuité du spectacle (le déroulement du programme), les feuilles d’appels et livrets de spectacle sont des scripts fortement scénarisés de ce qui se déroulera sur la scène. « Un livret de spectacle complet doit être produit pour assurer un événement sans faille », enseigne Rick Naylor, président d’Accucom Corporate Communications Inc. dont le siège est à Toronto. « Les événements de récompenses doivent être préétablis avec soin, avec tous les tops pour le son, l’éclairage et le talent bien planifiés. Le déroulement du spectacle doit être distribué à tous les membres de l’équipe audiovisuelle et répété avant le spectacle. Les bons spectacles de récompenses ne se produisent pas par hasard ».

Van Camp met en garde les planificateurs à l’effet que « le déroulement du programme doit être finalisé longtemps avant la répétition. Si vous c

hangez le déroulement du programme durant la répétition, vous ne faites que vous attirer des ennuis ». Van Camp recommande également de faire exécuter la coordination des récompenses en arrière-scène par un bon régisseur.

Conseils à propos de bonne organisation spatio-temporelle
Luscombe de chez Electic Events a découvert que la bonne organisation spatio-temporelle d’une présentation de récompenses est véritablement un art, fastidieux par surcroît, que de nombreux clients confient volontiers à l’extérieur. Luscombe dit que l’idée maîtresse, c’est de couper du temps. « La plupart des présentations de récompenses comportent une forme quelconque de document PowerPoint. Gardez chaque segment de récompense pas plus long que trois à cinq minutes incluant PowerPoint, paroles de l’hôte, approche, remerciement et retour du récipiendaire à sa table. Organisez votre séance photo des récipiendaires hors scène pour que la cérémonie se déroule sans temps mort. Si un cadre supérieur insiste pour être l’animateur, engagez un professionnel du sexe opposé pour créer de l’animation et garder la continuité du déroulement. Si vous incluez une prestation quelconque durant une cérémonie plus longue, cinq à sept minutes devraient être la durée maximale de la prestation.

Matthews recommande d’utiliser un très bon animateur qui sait à quel point il est important d’injecter de la gaieté dans la soirée. Matthews conseille aux planificateurs de rédiger un script très serré et de s’assurer que l’animateur le suivra à la lettre. Pour le bénéfice de tout le personnel technique, un script ou une séquence d’exécution intégrant tous les tops techniques (p. ex., éclairage, audiovisuel) sur la même page contribue à garder tout le monde au bon endroit. Matthews suggère également, si tant est qu’il soit possible de le faire, d’essayer d’intégrer une diversion quelconque pour éviter que l’ennui s’installe s’il y a un grand nombre de récompenses. Par exemple, les reconnaissances peuvent être réparties en sections séparées par des services de plats, ou par des petits divertissements ou des segments multimédia.

Répétition générale
Bon nombre de techniques de continuité du spectacle que Matthews a trouvé efficaces incluent la présence d’un ou plusieurs régisseurs qui préparent tous les présentateurs bien avant le moment où ils doivent entrer en scène. Amenez les récipiendaires à l’arrière-scène au minimum 10 minutes avant leur top et faites-les attendre là. Faites signe aux récipiendaires lorsque leur temps de remerciements est écoulé. Ce peut être un signal musical ou un signal lumineux plus subtil du personnel à la console. N’oubliez pas d’avoir des cartons aide-mémoire pour tous les présentateurs advenant une panne audiovisuelle. De la même façon, utilisez un écouteur intra-aural pour les présentateurs et l’animateur de façon à ce que le directeur puisse les avertir des problèmes. Tous les présentateurs, les régisseurs, le personnel technique, les présentatrices de trophées ainsi que l’animateur devraient se rencontrer avant le spectacle avec assez de temps pour passer à travers le programme entier. Tous les participants devraient quitter la répétition en sachant exactement ce qu’ils ont à faire, où ils doivent le faire et quand ils doivent le faire.

Les tops durant la présentation
S’assurer que les présentateurs se sentent à l’aise devant le lutrin est une étape importante pour David Arnold, président de Parallel Production Services Inc. dont le siège est à Toronto. Arnold considère également comme essentielle une « répétition à sec » qui consiste à répéter le spectacle d’un point de vue purement technique en appelant tous les tops d’images graphiques, de son et d’éclairage.

Un ingrédient clé à inclure dans votre conception de cérémonie de récompenses et dans la continuité du spectacle est la musique. Caplan, de Sensix Communications and Events, déclare : « Même la présentation de récompenses la plus élémentaire sans superflu peut être agrémentée par le bon choix de musique pour accompagner les personnes jusqu’au podium.

RCI de la cérémonie de récompenses
Selon Van Camp, « la rétention de l’auditoire est en tête de liste du RCI. J’entends continuellement nos clients dire : ‘Nous devons nous assurer que tout le monde restera jusqu’à la dernière récompense ». Et pour rencontrer cet objectif du client, « il doit exister un facteur ‘Wow’ à l’événement, un trou fera perdre l’auditoire ».

« Les résultats de ce type d’événement devraient refléter la nature de l’organisation qui parraine l’événement de récompenses et quels étaient les objectifs globaux de l’événement. Le RCI que recherche une organisation dépend grandement de ce genre d’information et peut différer d’une organisation à l’autre », de dire Luscombe.

« Je devrais dire que les clients recherchent la loyauté envers l’organisation commanditaire et possiblement, l’organisation recherche une forte présence ou reconnaissance dans son domaine. Les récompenses favorisent également les relations avec les commanditaires éventuels ou même contribuent à l’acquisition de nouveaux effectifs ».

Selon Arnold, la visibilité a été l’un des RCI majeurs que ses clients ont estimé précieux. « Les clients recherchent la visibilité interne pour leur personnel, ils recherchent la visibilité externe dans l’industrie et s’il y a des commanditaires impliqués, ils recherchent de la visibilité pour ceux-ci ».

« Les clients veulent naturellement que leur marque ou produit soit bien représenté durant l’événement. Toutefois, si l’événement conquiert l’auditoire, vous allez conquérir les commanditaires », affirme Naylor. « Tout comme vous, les clients veulent que l’auditoire adore le spectacle. Ils ne veulent pas que les gens parlent durant les discours ou qu’ils quittent avant que les récompenses finales aient été accordées. Si vous conquérez l’auditoire, vous allez conquérir vos clients ». Un bon exemple de ceci est la Cosmetics Outstanding Service Awards (COSA). Il s’agit du gala le plus important de l’industrie des cosmétiques au Canada qui attire de nombreux commanditaires et médias. Naylor affirme : « Les organisateurs de l’événement de récompenses ont suivi plusieurs des principes que nous avions recommandés et ils ont obtenu un formidable succès ». Jim Hicks, éditeur de groupes au détail ch

ez Rogers Publishing et éditeur de Cosmetics Magazine (une publication sœur de Meetings & Incentive Travel Magazine), attribue la croissance des récompenses COSA à la première présentation de cérémonie de récompenses. Il dit que les médias et les commanditaires se souviennent toujours de la première, alors, assurez-vous qu’elle soit la meilleure possible. Après la première cérémonie de récompenses de COSA, Hicks dit qu’en plus des commanditaires initiaux de l’événement, deux nouveaux commanditaires ont voulu faire partie du suivant.

Plus les planificateurs sont mis à contribution pour la production et la mise en scène du spectacle, meilleurs sont les résultats. Rappelez-vous, c’est aussi à votre tour de briller.

– Judy Allen est présidente de Judy Allen Productions et auteure d’une série de livres à succès sur la planification professionnelle d’événements. Son cinquième livre – Time Management for Event Planners (gestion du temps pour les planificateurs d’événements) vient juste d’être publié.



Print this page




Have your say:

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*