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Des aménagements de salles de réunions qui fonctionnent

Des options d'aménagement des places assises qui répondront aux besoins de vos participants.


Des options d’aménagement des places assises qui répondront aux besoins de vos participants.

CONSEILS UTILES

  • Donnez aux gens la possibilité de changer de place sans déranger les autres.
  • Considérez des facteurs tels que : largeur des allées, distance entre les rangées de chaises ; disposition des places assises en relation avec les sorties.
  • Assurez-vous que tout l’auditoire a une bonne ligne de vision.
  • Évitez l’effet « allée de quilles » provoqué par plusieurs rangées s’étalant sur une longue distance. Avec les groupes de plus de 100 personnes, placer l’orateur ou la table d’honneur sur le côté de la salle plutôt qu’en bout de salle ; les participants seront plus près du présentateur.
  • Prenez en considération l’objectif de la séance. Est-ce que les gens sont à l’aise pour simplement s’asseoir et écouter ? Poser des questions ? Prendre des notes ? Engager un dialogue avec le présentateur ? Avec les autres participants ? Le présentateur doit-il se déplacer dans la salle ?
  • Donnez au personnel de l’hôtel les détails nécessaires pour l’aménagement de chaque salle. Ensuite, arrivez très tôt, et soyez préparé à vous impliquer au niveau de l’aménagement, si celui-ci n’a pas été exécuté selon vos directives. Les déplacements de dernière minute des chaises, des tables et de l’équipement audiovisuel sont habituellement le signe d’un planificateur de réunions professionnel, pas d’un amateur.


STYLE SALLE DE CLASSE.Souvent appelé ainsi parce que c’est l’aménagement normal lorsque les participants ont à prendre des notes.  À l’instar des aménagements style salle de théâtre, le style salle de classe est aménagé en rangées droites faisant face vers l’avant, de chaque côté d’une allée centrale.  Toutefois, dans la plupart des cas, il vaut mieux former un agencement en V en donnant un angle aux tables vers le centre avant, en particulier pour les groupes de grande taille, et d’avoir deux allées pour conférer une atmosphère plus amicale et plus intime. L’espace pour les coudes est vital ; une table de huit pieds accommodera quatre chaises, mais trois sera mieux si les gens travaillent avec de grandes quantités de papier.


STYLE SALLE DE CONSEIL.Excellent pour les réunions participatives de 22 personnes au maximum.  Au-dessus de ce nombre, le contact par le regard disparaît, il n’est pas très efficace même à 16 personnes.


L’agencement en E est une variation de l’agencement en U pour convenir à un plus grand nombre de personnes.  Laisser amplement de place au centre pour que les gens puissent se déplacer.  Il vous faut une salle étonnamment grande pour accommoder cette configuration.  Elle entraîne souvent bien des étirements de cous (bien que les gens des tables du centre peuvent se placer à angle tourné vers l’avant de la salle.


BANQUETS.Nous avons déjà tous vécu les entassements en groupes de 10 et savons bien que huit est mieux et que six est l’idéal.


La DISPOSITION EN FORME DE C est une configuration souvent utilisée lorsque les participants doivent tous être traités sur un plan égal (sans « table d’honneur » prédominante).  Elle nécessite une grande salle même pour un nombre relativement petit de personnes.


L’AGENCEMENT EN HEXAGONE est une variation intéressante de la disposition en forme de C parce qu’il améliore radicalement le contact par le regard pour les petits groupes où l’interaction est un facteur important.


L’AGENCEMENT EN U est bon pour les groupes relativement petits où l’on s’attend à ce que les participants interagissent entre eux.  L’orateur ou l’intervenant se place généralement à l’extrémité libre du U, bien qu’un président ou un « comité » soit mieux placé à l’extrémité fermée.  Les chaises peuvent également être disposées à l’intérieur du fer à cheval.


Les RECEPTIONS pour les groupes de grande taille doivent comporter plusieurs bars et postes de restauration. Pour les grandes réceptions où trois ou quatre bars peuvent être aménagés, indiquer l’emplacement des bars au moyen d’enseignes, sans quoi les gens se massent près de celui le plus près de la porte, laissant les autres postes virtuellement inutilisés.  Un poste de restauration est mieux au centre de la pièce, pas dans les coins (en particulier si c’est là où sont les bars).


L’aménagement en T convient aux petits groupes de discussion où un président ou un modérateur est assis à la tête.  La rangée du centre peut comporter des tables doubles s’il faut plus d’espace pour prendre des notes.


Le STYLE THÉÂTRE est l’aménagement habituel pour les grandes sessions où les participants écoutent plus qu’ils ne participent.  Évitez les rangées de chaises en ligne droite.  Insistez pour avoir des dispositions en arc ou en demi-cercle afin de donner une meilleure visibilité aux participants.  Par dessus tout, donnez aux participants assez de place pour se déplacer sur leur chaise sans se frotter le nez contre l’oreille de la personne d’à côté.  Pour tout groupe supérieur à 100 personnes, il vous faut une allée et des accès sur les côtés.  Pour les grosses séances de congrès, il vaut mieux avoir deux allées larges.  En général, essayez d’éviter une allée centrale où l’orateur se trouve forcé de regarder un couloir.



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