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Les planificateurs d'entreprises ont une vision optimiste à propos de 2008

Les planificateurs de réunions peuvent s'attendre à une année mouvementée, en autant que l'économie canadienne reste stable et que la valeur des réunions face à face dans les salles de conseils d'administration ait toujours la cote.


Les planificateurs de réunions peuvent s’attendre à une année mouvementée, en autant que l’économie canadienne reste stable et que la valeur des réunions face à face dans les salles de conseils d’administration ait toujours la cote. Par Sandra Eagle, Market Report, jan.-févr. 2008

Les planificateurs de réunions d’entreprise auront des BlackBerry fort occupés cette année, si les prédictions des répondants d’entreprises au Rapport sur le marché 2008 se comportent selon les attentes.  La technologie, les initiatives vertes et la démographie du milieu de travail en évolution sont parmi les composantes actuelles qui s’ajoutent aux réunions dans une industrie en constant changement.

Selon 39 p. 100 des répondants d’entreprises, l’utilisation croissante d’Internet et d’autres technologies est le changement le plus important qui soit survenu dans l’industrie des réunions durant les cinq dernières années, alors que 32 p. 100 citent le nombre grandissant de délais de plus en plus courts.  Parmi les technologies utilisées pour la planification de presque tous leurs événements, 54 p. 100 des planificateurs d’entreprises ont utilisé les sites Web, 45 p. 100, le marketing par courriel, 41 p. 100, l’inscription en ligne et 20 p. 100 ont utilisé les disques durs à mémoire flash.  Ce que ceci indique, c’est l’augmentation de l’usage de formes de technologies plus nouvelles et plus sociales au cours du processus de planification.

Par exemple, en 2007, seulement 6 p. 100 des répondants d’entreprise avaient utilisé la vidéoconférence.  Cette année, 27 p. 100 des répondants l’avaient utilisée au cours de certains événements.  Le phénomène relativement nouveau des sites de réseautage personnel a augmenté sur le plan de la visibilité et de l’adoption, 6 p. 100 indiquant les avoir utilisés pour la plupart de leurs événements, et 19 p. 100, pour certains événements.

Pour Les Selby, CMP, CMM, chef d’équipe, Enterprise Solutions Meetings & Events, chez Carlson Marketing dont le siège est à Mississauga, l’augmentation croissante de l’utilisation de la technologie est le statu quo.  Son équipe de 6 personnes organise plus de 300 événements par année, avec une filiale à Vancouver et trois employés à contrat lorsque la charge de travail le réclame.  « Nous avons des outils exclusifs que nous utilisons pour l’inscription en ligne, la budgétisation, l’inscription aux réunions et pour faire du pistage financier et localiser des sources d’approvisionnement.  Nous avons lancé des technologies émergentes telles que Meetings 2.0, un réseau mobile et social pouvant être utilisé avant un événement pour susciter l’intérêt, durant un événement pour promouvoir l’interaction entre les participants, et après un événement pour renforcer le message véhiculé.  Comme nous avons introduit et présenté cette technologie tous azimuts, bon nombre de grandes sociétés s’y intéressent.  Bien sûr, la clientèle des entreprises plus petites et plus techno a tendance à adopter plus rapidement ce genre de technologie ».  La démographie générationnelle joue également une part dans l’historique de la technologie.  « Le milieu de travail numérique et l’adaptation de la technologie sans fil se font plus facilement parmi la plus jeune génération », fait remarquer Selby.  « Ils y sont tellement habitués que cela ne les déphase même pas.  Il faut plus de temps à la génération plus âgée pour s’adapter, mais elle y arrive éventuellement ».  Il ajoute rapidement une mise en garde, cependant, à l’effet qu’il voit augmenter le nombre de réunions face à face durant lesquelles quelqu’un a l’occasion de serrer la main de quelqu’un.

Pour Joanne Merrick, une directrice de la promotion chez Rogers Business & Professional Publishing Group, dont le siège est à Toronto, la téléconférence est l’une des choses qu’elle est en train d’explorer pour son groupe dans les industries médicale et pharmaceutique.  Elle planifie trois événements de récompenses, deux symposiums et 10 ateliers par année. « Il faudrait que ce soit appuyé par des commanditaires », dit-elle, « mais cela nous permettrait d’atteindre plus de participants de partout au pays ».

Mais l’utilisation de la technologie pour la planification d’un événement n’est qu’une partie du portrait d’ensemble.  Elle joue également une part de plus en plus grande dans les initiatives vertes dans l’attitude ancrée des entreprises.

Leanne Bernardo, coordonnatrice, événements et promotions chez Molson Canada dont le siège est à Toronto, affirme que les 600 participants à la conférence nationale annuelle ne désirent pas vraiment un relieur à feuilles mobiles rempli de papiers avec les détails de la conférence.  « Nous faisons tout en ligne, maintenant, par la voie électronique.  Nous trouvons que lorsque nous préparons un agenda complet sur papier, les gens ne le consultent pas vraiment. Nous trouvons qu’un petit morceau de papier comportant tous les détails pertinents auxquels on puisse se référer et qu’on peut garder sur soi est suffisant pour les participants ».  Lorsqu’elle est impliquée dans des événements pour le consommateur tel que concours (genre Coors Light Maxim Golf Experience), elle trouve qu’elle utilise la messagerie textuelle et différents sites Web tels que Facebook et les blogues.  Au bureau, le personnel de 15 personnes avec lequel elle travaille essaie d’utiliser le moins de papier possible, utilisant les dossiers de courriels en guise de système plus permanent et plus efficace pour l’extraction des données.

LE PAYSAGE VERT
Réduire la quantité de papier durant un événement n’est habituellement que le point de départ des initiatives de réunions vertes.  Étonnamment, le groupe des entreprises se classe sous les planificateurs d’associations et les planificateurs tiers quand il est question d’intégrer des réunions plus vertes.  Alors que 20 p. 100 des répondants d’entreprise ont posé des questions à leurs fournisseurs à propos de leurs pratiques vertes, seulement 11 p. 100 ont tenté d’organiser une réunion ou un événement vert et seulement 7 p. 100 en ont réellement fait un.  5 p. cent d’entre eux ont inclus une clause verte dans une DDP.  7 p. 100 ont réservé un lieu de réunion, et 4 p. 100 ont réservé un hôtel en s’appuyant sur leurs principes de conversion au vert.

La raison principale pour laquelle les planificateurs d’entreprises n’avaient pas participé &
ag
rave; ces initiatives est qu’ils sont toujours à apprendre comment mettre en œuvre certains aspects d’une réunion verte (46 p. 100), qu’ils aiment leur façon de faire actuelle (15 p. 100), qu’ils sont inquiets des coûts (14 p. 100), qu’ils auraient besoin de plus de temps (8 p. 100), ou qu’ils disent n’avoir aucune initiative verte à planifier.

« De plus en plus d’entreprises s’intéressent aux réunions vertes, et bon nombre de clients commencent à mettre en œuvre des initiatives de leur propre crû.  Ils se fient sur leurs planificateurs de réunions pour obtenir des recommandations et de l’information.  Bien qu’aucune de nos entreprises ne refuse de réserver un emplacement en s’appuyant sur les pratiques vertes, ce jour pourrait arriver », de dire Selby.  Il a ajouté : « Un ou deux clients ont posé des questions au sujet de la contrepartie de la fixation du carbone.  Ils veulent savoir quelle valeur réelle cela représente pour eux.  Le mouvement vers la conversion au vert n’est pas une question de ‘si’, mais une question de ‘quand’.  Les planificateurs ont besoin de faire la recherche et de fournir l’information.

DÉLAIS 
Un enjeu qui a ses échos chez tous les planificateurs, mais en particulier du côté des entreprises à 32 p. 100, ce sont les délais de plus en plus courts.  « Il est difficile de trouver de l’espace sans un bloc de chambres ; vous ne pouvez faire d’offre avant 60 jours.  Il est difficile de trouver le bon espace dans la bonne ville au bon moment.  Il est difficile de trouver du vrai bon espace à Toronto, et nous voyons la même pénurie à Calgary, Vancouver et Montréal.  Bernardo est d’accord.  « Les délais son mon plus grand défi.  Les échéanciers sont de plus en plus courts, mais la taille des événements augmente de plus en plus.  Ce qui rend le processus de planification stressant et nous fait nous sentir pas aussi organisés durant l’exécution que ce que la majorité des planificateurs souhaiteraient généralement. »  Merrick affirme que s’assurer l’espace pour les réunions sans le bloc de chambres est l’un de ses plus grands défis.  « Je ne peux pas les blâmer [les hôtels] parce qu’ils conservent l’espace pour les gens qui ont des blocs de chambres ».  C’est là où son entente avec les établissements Fairmont « joue une énorme part » dans sa quête pour de l’espace d’événements.

L’AUTRE PAYSAGE VERT
Il y a de l’optimisme à propos de la force de l’industrie des réunions durant l’année qui vient.  Alors que 65 p. 100 des répondants d’entreprise disent que le nombre de réunions tenues au Canada demeurera le même, 28 p. 100 disent que les réunions au pays vont augmenter.  12 p. 100 disent s’attendre à ce que les réunions tenues aux É.-U. vont augmenter et 8 p. 100 s’attendent à une augmentation des réunions internationales.  Alors que ceci présage bien pour l’industrie, les industries précurseurs des É.‑U., principalement le secteur manufacturier et le secteur de l’habitation, subissent des impacts.  Selby ajoute une note d’inquiétude pour 2008.  « Une chose dont nous devons être conscients est l’économie américaine, et ce que cela pourrait signifier pour les filiales canadiennes de compagnies américaines ou une entreprise canadienne avec un gros marché aux É.-U.  Nous devons être conscients de ce que cela signifie pour nos affaires ».  Ajoutez à cela les inconnues d’une course ouverte à la présidence des États-Unis et n’importe qui peut essayer de deviner comment l’année se déroulera.

Malgré ce gros nuage noir à l’horizon, qui pourrait ne pas se transformer en récession, les planificateurs de réunions sont optimistes à propos de l’année qui vient.
« Notre industrie continue d’être mouvementée et passionnante », de dire Selby.  « Peu importe depuis combien de temps vous êtes dans ce domaine, vous apprenez toujours quelque chose. »

FAITS SAILLANTS DU SONDAGE
260 planificateurs d’entreprises ont répondu au sondage de cette année.

41 p. 100 des planificateurs d’entreprises sont membres de l’équipe de direction qui détermine le contenu éducationnel ou le message d’affaires des réunions et événements de l’organisation.

Inscription en ligne, sites Web et marketing par courriel sont les technologies les plus utilisées par les planificateurs de réunions, alors que 73 p. 100 disent qu’Internet demeure la source d’information la plus influente au moment de planifier une réunion ou un événement, suivi par le bouche-à-oreille à 71 p. 100, les salons professionnels à 33 p. 100, les bureaux de congrès et de visiteurs à 29 p. 100 et le M&IT Buyers’ Guide à 27 p, 100. 

27 p. 100 des répondants d’entreprise ont utilisé la vidéoconférence pour certains de leurs événements.

Plus de la moitié des répondants d’entreprise – 54 p. 100 – ont entre une et dix années d’expérience de travail.  8 p. 100 sont en processus d’obtenir une désignation professionnelle.

46 p. 100 des planificateurs d’entreprises sont toujours à apprendre comment planifier des initiatives de réunions vertes.  66 p. 100 des planificateurs de réunions d’entreprises disent avoir lancé l’idée d’une réunion verte.  51 p. 100 disent qu’une réunion « verte » coûterait beaucoup plus cher ou un peu plus cher qu’une réunion ordinaire.

Les récompenses ou certificats de reconnaissance d’entreprise (43 p. 100) ont supplanté la prime en espèces de fin d’exercice (37 p. 100) comme prime accordée aux employés les plus performants d’une entreprise.

28 p. 100 des répondants d’entreprise disent s’attendre à ce que le nombre de réunions/événements tenus au Canada augmente, tandis que 12 p. 100 disent s’attendre à ce que les réunions aux É.‑U.augmentent en 2008.

(Source : M&IT magazine 2008)
Sandra.eagle@mtg.rogers.com



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