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Défis pour les planificateurs d'associations

Un nombre de plus en plus grand d'enjeux complexes rendent la tâche des planificateurs d'associations et des planificateurs gouvernementaux plus compliquée que jamais. 


Un nombre de plus en plus grand d’enjeux complexes rendent la tâche des planificateurs d’associations et des planificateurs gouvernementaux plus compliquée que jamais.  Par Don Douloff, Rapport sur le marché, jan.-févr. 2008

Les planificateurs d’associations et les planificateurs gouvernementaux trouvent de plus en plus difficile d’accomplir les tâches quotidiennes essentielles – tout, d’avoir à se débattre avec les coûts grandissants et de négocier avec les fournisseurs en fonction de délais plus courts et en fonction des tenants et aboutissants de la conversion au vert. 

Cette année, 144 planificateurs gouvernementaux et planificateurs d’associations ont répondu à notre sondage de Rapport sur le marché.  À la rubrique des dépenses de réunions, 24 p. 100 des répondants ont indiqué que leur association-organisme à but non lucratif avait dépensé entre 100 000 $ et 249 000 $ pour les réunions en 2007 et 22 p. 100 ont dit s’attendre à ce que leur organisation-organisme dépense ce montant en 2008, tandis que 13 p. 100 ont dit que leur organisation-organisme à but non lucratif avait dépensé entre 50 000 $ et 99 999 $ l’an dernier et 15 p. 100 projetaient une dépense en réunions similaire en 2008.

LIEUX DE RÉUNION
Pamela Wilson, présidente d’Associations Plus Inc. dont le siège est à Calgary, déclare que sa principale inquiétude pour l’industrie des réunions en 2008, ce sont « les coûts grandissants des lieux de réunions.  En outre, la majorité de nos clients proviennent de petites entreprises, lesquelles ont connu de nombreuses pressions dues aux coûts, en particulier en Alberta ». 

Mme Wilson, dont la firme gère des associations à but non lucratif, ajoute : « Nos budgets de réunions restent à peu près les mêmes, mais que pouvez-vous acheter avec un dollar qui rapetisse ? »

Mais en ces occasions où Pamela Wilson est confrontée à un budget serré, elle a une façon de s’en tirer.  « Pour la plupart des événements, nous envoyons une DDP et recherchons au point de départ celle qui concorde le mieux au budget » de dire Mme Wilson.  « Ensuite, nous négocions avec le lieu de réunion et finissons par enlever certains items du forfait qui nous est proposé par l’emplacement.  Nous recherchons également des dollars de commandite additionnels ».
Parmi les répondants d’associations et du gouvernement, 10 p. 100 ont rapporté une dépense de 250 000 $ à 499 999 $ et une prévision de pourcentage identique pour cette année.  Ces chiffres reflètent presque parfaitement les pourcentages du palier des 500 000 $ à 999 999 $, où 11 p. 100 ont signalé des dépenses de ce niveau en 2007 et 10 p. 100 estiment que les dépenses de cette année resteront dans cette fourchette.  Au palier stratosphérique, à peine 1 p. 100 ont rapporté des dépenses au-dessus de 2,5 millions $ en 2007 et prévoient le même montant en 2008.

DES COÛTS PLUS ÉLEVÉS
Steve Basnett, directeur des foires commerciales et des événements à l’Association canadienne de la sécurité dont le siège est à Markham, Ontario, est préoccupé par la question monétaire, citant « une augmentation des coûts d’emplacements et des coûts techniques ».  Et parmi les défis les plus importants auxquels il est confronté, il y a celui d’ « absorber les coûts grandissants des fournisseurs sans les refiler aux exposants ».

Et qu’en est-il des budgets serrés ? « Nous essayons de réduire les coûts partout où c’est possible, [grâce à] l’automatisation qui joue une grande part pour libérer la main-d’œuvre actuelle au lieu d’engager plus d’effectifs », de dire Basnett.  « Nous nous tournons également du côté des services commerciaux pour de l’espace ou des commandites durant les événements, de façon à ce que les deux parties y trouvent leur compte et que les coûts restent bas ».  À l’extrémité inférieure de l’échelle, à peine 9 p. 100 des répondants ont indiqué que les dépenses de l’an passé s’étaient chiffrées entre 20 000 $ et 49 999 $, et un nombre inférieur, soit 8 p. 100, prévoyait le même montant pour l’année à venir.  La dépense moyenne, en 2007, s’est chiffrée à 258 200 $ et la dépense projetée pour 2008 était de 275 200 $.

Il n’en reste pas moins que les temps sont difficiles.  « Ma préoccupation majeure pour 2008 est la réduction sans fin du budget des voyages inversement proportionnelle à l’augmentation des coûts pour les voyages ; on est poussés à être plus gros et meilleurs que l’an passé avec le même budget ou un budget moindre », de dire Sandy Neil, spécialiste du développement et des voyages au CCA Manitoba dont le siège est à Winnipeg.

Outre les questions monétaires, les planificateurs gouvernementaux et planificateurs d’associations sont confrontés à d’autres défis comparativement nouveaux.  Par exemple, 28 p. 100 des répondants ont indiqué que « négocier avec des délais de plus en plus courts » était le changement le plus significatif de l’industrie qu’ils avaient observé au cours des cinq dernières années.

DÉLAIS
Basnett, quant à lui, s’accommode de délais plus courts « en automatisant le plus possible et en priorisant tout.  Malheureusement, parfois les éléments de priorité basse ne parviennent pas à être complétés aussi rapidement que je l’aimerais ces jours-ci ».

Comment Sandy Neil s’organise-t-elle avec les délais serrés ? Par un seul mot : « l’éducation.  Je montre à mes clients les possibilités limitées qu’ils obtiennent avec des délais écourtés et je leur montre également les meilleures possibilités dont ils pourraient bénéficier si leurs délais étaient plus longs » explique-t-elle.

En outre, 12 p. 100 (le plus fort pourcentage parmi les trois groupes de planificateurs) ont dit que « le défi de négocier des contrats avec les lignes aériennes et les hôtels » était le plus gros changement qu’ils avaient remarqué au cours des cinq dernières années.

Faisant écho à ces sentiments, Wilson fait remarquer que &l
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uo; les hôtels ont été plus difficiles à négocier, mais c’est la réalité des affaires.  Cela dépend beaucoup de la nature du participant.  Si le participant est un individu qui paie de sa propre poche, il y a un réel problème.  Si c’est une entreprise qui parraine l’individu, c’est un problème moins grave ».

« Il semble y avoir une surcharge pour le carburant sur toutes les factures, de nos jours », de dire Basnett.  « C’est quelque chose que nous avons absorbé jusqu’à maintenant, mais à un certain point, nous devrons commencer à passer cette surcharge à nos exposants, qui la passeront ensuite à leur clients, et éventuellement, c’est le consommateur qui assumera la facture ».

« L’augmentation des coûts due aux coûts du carburant et de la main-d’œuvre fait partie de la conjoncture du monde des affaires » ajoute Neil.  « [Mes clients] comprennent que c’est le prix qu’ils ont à payer pour profiter de ce mode particulier de transport.  Ils soupèsent les coûts plus élevés du transport par rapport aux avantages cumulés d’un programme de voyage-prime ou de récompenses pour les employés.  Il se peut qu’ils réduisent le nombre de jours du programme ou choisissent une destination plus proche, mais ils poursuivront le programme si les avantages l’emportent sur le coût du programme.  C’est ici que démontrer la valeur pour le dollar investi a le plus d’efficacité ».

RÉUNIONS VERTES
Les réunions vertes aussi figuraient parmi l’attitude ancrée des répondants.  En effet, 38 p. 100 avaient soit planifié soit essayé de planifier une réunion verte ou un événement vert et 25 p. 100 avaient posé des questions à un fournisseur à propos de leurs pratiques vertes.

L’entreprise de Mme Wilson, par exemple, fait sa part en publiant de la documentation sur un site Web ou en la fournissant sur cédérom.  Elle ne croit pas que les coûts de la conversion au vert soient prohibitifs.

Basnett voit certaines limitations pratiques à la conversion au vert, dans certaines circonstances.  « Une grande partie de cela est entre les mains de l’emplacement et de nos fournisseurs », déclare-t-il.  « Bien que nous nous efforcions de travailler avec des installations et des fournisseurs respectueux de l’environnement, il n’y a pas nécessairement d’option de ce genre dans toutes les villes ».

Les fournisseurs, de dire Neil, « se débattent avec les coûts de la conversion au vert et se disent « Qui paiera pour ça ? »  Elle ajoute : « À ce moment-ci, mes clients veulent une réunion verte en autant que cela n’augmente pas leur budget.  Dorénavant, je suggérerai à tous mes clients que nous envisageons une conversion au vert ou une conversion partielle au vert ».  Neil poursuit : « Pour moi personnellement, les réunions vertes ne se matérialiseront pas avant 2009.  La majorité de mes programmes sont vendus 12 mois d’avance, et 2008 sera définitivement une année d’éducation ».

Qui sont les champions de la réunion verte ? « Je pense que si nous adoptions un point de vue ‘macro global’ et regardons l’Amérique du Nord, ce sont définitivement les clients », de dire Neil.  « Le mouvement est moins évident (mais en croissance) ici au Canada, et je pense que les planificateurs sont bien placés pour mousser les réunions vertes à ce moment-ci ».

FAITS SAILLANTS DU SONDAGE

144 planificateurs d’association et planificateurs gouvernementaux ont répondu au sondage de cette année.

51 p. 100 des répondants d’associations et du gouvernement avaient lancé l’idée de la réunion verte qu’ils avaient planifiée et essayé de planifier.

46 p. 100 des répondants d’associations et du gouvernement ont indiqué que les coûts des réunions vertes étaient légèrement supérieurs à ceux d’une réunion régulière.

53 p. 100 des répondants d’associations et du gouvernement sont membres de l’équipe de direction qui détermine le contenu éducationnel ou le message commercial des réunions et événements de leur organisation.

Le nombre moyen de chambres-nuits réservées par les répondants des associations et du gouvernement a été de 673,9 en 2007.

24 p. 100 des répondants des associations et du gouvernement s’attendent à ce que le nombre de réunions tenues au Canada augmente en 2008.

9 p. 100 des répondants des associations et du gouvernement ont indiqué que les offices de congrès et du tourisme n’avaient aucune influence du tout dans la planification d’une réunion ou d’un événement.

2 p. 100 des répondants des associations et du gouvernement indiquent que « le maintien de bonnes relations de travail avec les fournisseurs » est le changement le plus significatif qu’ils aient remarqué dans l’industrie des réunions au cours des cinq dernières années.

(Source : M&IT magazine 2008)
Don.douloff@mtg.rogers.com



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