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Technologie interactive pour les réunions

Alors que les baby boomers se retirent graduellement du paysage  avec leurs pensions durement gagnées, une nouvelle génération d'employés plus branchés sur le plan technique est en train de s'insérer dans la main-d'œuvre avec une panoplie entièrement nouvelle d'exigences.


Les avancées en technologie de clavier ajoutent un élément interactif pour la génération des plus branchés sur le plan technique. Par David Pye, mai-juin 2007

Alors que les baby boomers se retirent graduellement du paysage  avec leurs pensions durement gagnées, une nouvelle génération d’employés plus branchés sur le plan technique est en train de s’insérer dans la main-d’œuvre avec une panoplie entièrement nouvelle d’exigences.  Les technologies rapides sont l’élément moteur du monde des entreprises d’aujourd’hui, et les planificateurs de réunions sont forcés de réaliser que retenir le champ de l’attention de la génération du gadget peut s’avérer une tâche gigantesque.  Armée d’iPods, de Palm Pilots et d’un nombre infini de capacités de messagerie instantanée, la génération des jeunes technos branchés ne se contente plus d’une tête parlante dans une réunion d’entreprise d’aujourd’hui.

« Une grande partie de ce qui se produit dans les salles de réunions ressemble à ce que les consommateurs ont l’habitude d’utiliser, du téléviseur plasma haute définition aux appareils de communications sans fil  », affirme Janet Jakobsen, CMP, directrice de l’expansion de l’entreprise chez AVW-TELAV Audio Visual Solutions. « Le résultat, c’est que les gens demandent maintenant que ce genre de technologie soit intégré à l’environnement des réunions parce qu’ils ne se contentent plus de voir une tête parlante gribouiller des notes sur un tableau à feuilles ».

AVW-TELAV est un chef de file en technologie de présentation desservant principalement le marché des réunions et des congrès en Amérique du Nord.  La société s’intéresse à la technologie de clavier depuis l’ère du DOS, mais les avancées technologiques des récentes années ont amené de nouvelles applications innovatrices au premier plan du marché des réunions d’entreprises.  « À mesure que les technologies ont évolué, la même chose est arrivée avec les demandes de l’industrie des réunions, de sorte que notre technologie a migré pour répondre à ces demandes », d’affirmer Jakobsen. « La flexibilité des plateformes et l’utilisation de diverses formes de technologie pour livrer du contenu sont indispensables pour satisfaire les besoins des auditoires variés d’aujourd’hui, et la technologie de clavier est l’un de ces outils ».

Bien qu’un certain nombre de claviers aient émergé au cours des années, le système Audience Response Plus+ offert par AVW-TELAV est considéré comme étant le haut de gamme des modèles. L’appareil sans fil – semblable à un téléphone cellulaire – s’obtient sous licence auprès d’un fabricant du Royaume-Uni et il intègre un logiciel de questions interactives, des capacités graphiques et l’animation Flash dans un environnement personnalisé selon les besoins de chaque client.
« La technologie existe depuis longtemps, mais il existe de nouvelles applications sensationnelles qui peuvent être maintenant utilisées par une base de clients plus vaste  », affirme Jakobsen. « Dans un monde où le temps, c’est de l’argent, les possibilités de traitement de l’information en millisecondes rendent cette solution très attrayante ».

COMMENT ÇA FONCTIONNE
L’appareil Audience Response Plus+ recueille les réponses à une série de questions affichées dans une salle de réunions.  Les délégués répondent en appuyant simplement sur un bouton tandis qu’un ordinateur central totalise et affiche instantanément leurs réponses collectives sous forme de graphiques à barres, graphiques circulaires ou histogrammes.  Le système est capable de recueillir les réponses d’un nombre aussi important que 7 500 appareils dans un unique PC avec zéro temps mort, ou on peut le programmer pour stocker les réponses hors ligne à des questions préchargées pouvant être téléchargées à une date ultérieure. Toutes les données reçues des claviers sont stockées dans une base de données unique et peuvent être ultérieurement manipulées pour générer nombre de rapports statistiques sur chiffriers électroniques Excel.  Les réponses peuvent être anonymes, ou les scores individuels peuvent être surveillés au moyen d’identificateurs de cartes à puce attribuant chaque réponse à un individu spécifique.

« L’utilisation des cartes à puce vous permet de précharger les données démographiques, diviser les réponses en sous-ensembles pouvant comparer ce que les délégués américains ont répondu vs leur contrepartie canadienne », explique Jeff Cryderman, CTS, directeur de produit, solutions intégrées chez AVW-TELAV Audio Visual Solutions. « Elle vous permet également de mesurer la compréhension de votre auditoire au moyen de tests périodiques pour voir si les concepts que vous présentez sont clairement reçus.

Les appareils à clavier suscitent également des niveaux plus élevés de participation et incluent des capacités de messagerie textuelle et des microphones intégrés permettant aux utilisateurs de poser des questions par le biais d’un système de sonorisation sans quitter leurs sièges.  Les appareils sont également très accrocheurs, et l’affichage à cristaux liquides peut être programmé pour afficher les logos d’entreprise.  Les planificateurs de réunions peuvent bénéficier de la technologie en l’utilisant pour classer leurs réunions.  Une rétroaction directe à propos de tout, de l’hôtel hôte au conférencier invité jusqu’au contenu, est à simple portée de doigt.

« La mesure du rendement du capital investi en réunions est critique, et cet outil peut vous fournir cette information en quelques secondes », affirme Jakobsen.  « La sortie des données peut être ensuite utilisée pour modifier un programme de façon à rencontrer les besoins de votre auditoire ».
Pour Rebecca Yates-Campbell, la décision d’utiliser AVW-TELAV à une réunion de ventes chez E&J Gallo à Las Vegas, Nevada, était entièrement une question de rétention.  Las Vegas offre une panoplie de distractions, de sorte que Yates-Campbell cherchait à concevoir un événement qui capturerait l’attention des participants.

« Nous cherchions quelque chose qui garderait nos gens focalisés », de dire Mme Yates-Campbell, directrice marketing adjointe aux relations publiques de E&J Gallo Winery Canada, qui a son siège à Mississauga, Ont
ar
io. « Nous avons utilisé des claviers pour des questionnaires périodiques et avons remis des jetons de casino aux meilleurs performeurs ».  À une semaine d’échéance et avec le soutien sur place d’un technicien d’AVW-TELAV, une série de questions quizz furent chargées dans les claviers et un système de pointage fut conçu pour totaliser les réponses correctes les plus rapides.  Les résultats étaient affichés instantanément sur un tableau de pointage suspendu.  « Ça a généré de l’excitation dans la salle, et les gens portaient attention et essayaient fort de gagner », de dire Mme Yates-Campbell. « Le RCI au chapitre de la rétention vaut largement le coût de tout l’exercice ».

PARTENAIRES TECHNOLOGIQUES
L’équipement de pointe progresse grâce à la fusion de technologies et par le biais de partenariats comme celui qu’AVW-TELAV a forgé avec une société nommée Eagle’s Flight.  La compagnie basée à Guelph, Ontario offre des programmes de formation expérientielle intégrant des activités de constitution d’équipes et de prise de décision dans une variété de situations d’affaires.  Eagle’s Flight a travaillé en équipe avec AVW-TELAV à intégrer le clavier Audience Response Plus+ dans un nouveau programme nommé Redline Racing – une course sur route virtuelle qui place les équipes les unes contre les autres.  Les équipes se font assigner un clavier et une carte routière, et chaque mouvement est automatiquement totalisé à mesure qu’elles tissent leur chemin à travers des dangers et des défis simulés dans une compétition de deux heures.

« Les claviers ajoutent une composante technique à rythme accéléré qui rend Redline Racing extrêmement attrayant », indique Lara Hall, spécialiste de la commercialisation chez Eagle’s Flight.

Une autre personne convaincue des avantages de l’appareil à clavier AVW-TELAV est Rick Naylor, président d’Accucom Corporate Communications Inc., dont le siège est à Toronto.  Accucom produit des spectacles pour les gros événements d’entreprise, et Naylor a le tour de main pour mélanger la technologie avec le théâtre.

« Le résultat net, c’est que si les gens s’impliquent, ils donneront un meilleur rendement et retiendront une plus grande part de l’expérience », affirme-t-il. « Le but essentiel de ces appareils est d’accrocher les gens et de les garder assis à leur place ».

Naylor prit d’abord intérêt pour la technologie de clavier câblée, mais trouva les systèmes disponibles inadéquats pour ses besoins.  En 1990, son attention fut attirée par un système de jeux vidéo sans fil développé par une compagnie américaine nommée NTN qui offrait des jeux-questionnaires variés et des jeux de sport interactifs dans les bars de sports à travers l’Amérique du Nord.  Il commença à adapter la technologie aux besoins de ses clients d’entreprise.

« NTN a été pionnière dans cet espace, et le pavé tactile apporta une facette divertissement au marché des entreprises », dit-il. « La technologie avait un système de mesure très sophistiqué et c’était une alternative rafraîchissante aux appareils à voter de l’époque ».

Cette année, NTN a vendu sa division des événements d’entreprise à Global Interactive Events, une entreprise basée à Mississauga, Ontario, dont le personnel est composé d’anciens employés de NTN possédant collectivement plus de 20 années d’expérience.  Depuis ce temps, la division a complété des centaines d’événements pour des clients tels que TD Trust Bank, Rogers Communications, Canon Canada, Sirius Satellite Radio, United Airlines et Air Canada.

 « Le concept a été emprunté à NTN (le chef de file de l’industrie de l’accueil en matière de jeux-questionnaires interactifs), et nous utilisons cette technologie pour personnaliser le contenu et les images graphiques pour nos clients de présentations interactives », de dire Dave Redgers, président de Global Interactive Events.

COMPRENDRE LE MESSAGE
Les pavés tactiles de Global Interactive peuvent être utilisés pour une variété de formats de questionnaires et s’emploient dans les réunions, les salons professionnels, les lancements et présentations de produits – pour faire voter des auditoires et tester la rétention des délégués.

« Les entreprises dépensent des millions de dollars pour les réunions partout dans le monde, mais ont-elles l’assurance qu’elles réussissent à faire passer leur message ? », demande Redgers. « L’utilisation de la technologie du pavé tactile et d’un logiciel exclusif pour informer au moyen de jeux-questionnaires divertissants vous donne une rétroaction immédiate à propos du contenu livré ».

Généralement, la compagnie suggère un délai de deux à trois semaines pour créer et charger le contenu et les graphiques personnalisés et pour créer des superpositions de logo d’entreprise pour les pavés tactiles.  Ils adaptent le jeu et livrent les équipements, accompagnés d’un technicien, sur le site du client.  Les groupes férus de technologie peuvent économiser sur les coûts en faisant eux-mêmes fonctionner le système.  Astra-Zeneca Canada, basée à Mississauga, Ontario, a choisi Global Interactive Events pour améliorer un événement de formation à travers le Canada en mars 2006.  Elle a choisi le pavé tactile de la compagnie pour sa composante de jeu vidéo comme moyen divertissant de tester la rétention des données de sa force de vente.

« Les questions étaient posées sous forme de jeu, et nous jugions les équipes sur la vitesse et la précision de leurs réponses », raconte Mark Thompson, directeur de la commercialisation de Nexum chez Astra-Zeneca Canada. « La rétroaction pour ces journées de formation a été la meilleure que nous ayons jamais eue, et 89 p. 100 de gens ont estimé avoir retenu plus de choses qu’au cours des événements précédents ».

Avec une suite de rétroactions positives et la perspective de nouvelles technologies qui pointent à l’horizon, les claviers interactifs établissent le fondement des réunions de demain.  À mesure que la baisse des coûts de bande large met la vidéoconférence et la diffusion Web dans le paysage, des sociétés telles qu’AVW-TELAV et Global Interactive Events cherchent des façons de livrer de l’interaction en temps réel entre emplacements

multiples.

« Il s’agit d’un marché gigantesque, et nous n’en avons même pas encore égratigné la surface », affirme Redgers. « Ça consiste à donner aux gens un outil interactif servant à bâtir des équipes tout en leur offrant une expérience vraiment mémorable ».  

— David Pye est un rédacteur pigiste basé à Montréal.



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